退職者を共有メールボックスへ変換してライセンス活用

退職者のメールアイテムを残しておきたい場合、訴訟ホールドやインプレースアーカイブなどを利用して、メールボックスを削除した後もメールアイテムが閲覧できるようにしておく方法があります。この方法ではユーザーの退職後も継続してライセンスが必要であり、対応に苦慮しているIT担当者様も少なくないのではないでしょうか。

今回はユーザーメールボックスを共有メールボックスへ変換することで、ライセンスを消費せずに退職者のメールアイテムを残す方法をご紹介します。

共有メールボックスへ変換

本手順ではユーザーアカウントを共有メールボックスへ変換します。
※ ライセンスは付与した状態で実施してください。

① Microsoft 365 管理センター に管理者権限のあるアカウントにてサインインします。

② 画面左ペインの [ユーザー] > [アクティブなユーザー] から変換したいユーザーアカウントを選択します。

共有メールボックスへメンバー追加

共有メールボックス内のメールアイテムは、予め指定されたメンバーのみ閲覧することが可能です。 設定は同じく、Microsoft 365 管理センターから行います。

① 左ペイン [チームとグループ] > [共有メールボックス] から先ほど変換した共有メールボックスを選択します。

共有メールボックスを開く