紙媒体、利用してますか？
9月1日よりデジタル庁が設立され、2022年1月には電子帳簿保存法の改正も予定されており、業務ではもちろんのこと私生活にもデジタル化の波が押し寄せています。
企業や組織においても紙媒体の利用は減少してきているのではないでしょうか。
「紙で保存する方が安心する！」「電子媒体だとPCやサーバーが壊れた時困る」という声もまだお聞きすることがあります。
ですが、紙媒体の取引・保存によって様々な問題や手間がが発生しているのも事実です。今回は、私の体験も交えて実際の例をお話したいと思います。
紙媒体で困ること
時間の大幅ロス
先日、押印が必要な書類を提出したところ、押印箇所が滲んで判別できなかったと書類が返送されてきてしまいました。改めて提出したはいいものの、今度は確度がズレているとの連絡が。
同じ書類を何回も書き直して郵送し……最終的に申請はできたものの、かなりの時間と手間を取られる結果となりました。
保存のコストとリスク
そして、保存場所による問題もあります。
請求書や領収書など書類によっては保存しなければならない期間が決まっているものがあります。保管用に外部倉庫を利用している企業もあると聞いたことがあります。
また、保管したはいいものの保管場所が、台風や地震により原本の損失が起こってしまうということもあるため、コストと同時にリスクが生じることもあります。
Microsoft 365 なら「紙媒体の困った」を解決！
電子媒体にするのはもちろんのこと、様々な工夫とアプローチをすることで Microsoft 365 で「紙媒体の困った」を解決することができます。
時間に関する問題は、Office と OneDrive を利用することで解決できます。
印鑑が必要な書類の場合、Office にはシヤチハタ電子印鑑が対応可能なため、印鑑が滲むこともなくきれいな状態で書類が完成します。
また、完成した書類を OneDrive に保存し、提出先に共有することで、すぐに提出が可能です。不備があっても修正がとても簡単で、リアルタイムで書類に反映されるので再度提出する手間がなくなります。
保存のコストやリスクの問題も、SharePoint や OneDrive を活用して解決できます。
保存場所は全てクラウドストレージとなるため、物理的な場所は不要になります。ウイルスや誤操作による紛失についても、Livestyle のマネージド 365 クラウドバックアップサービスによりカバーすることが可能です。
