[座談会] リモートワークとコミュニケーションの両立はどうやって？

お客様が Microsoft 365 の導入・移行をされる際の運用設計や構築、技術的な課題解決を主に行っています。私はマネジメント業務とプロジェクトリーダーとして各案件に携わっていますが、このテクニカルチームのリーダーは上原さんが担っていて、メンバーをまとめ、技術的な支柱でもありますね。

出勤率 0% というのは実験も兼ねて意図的に実施したもので概ね良好だったと思います。
Web 会議では、話すタイミングが計れないことが不便です。会って話すのであればアイコンタクトなどで意思の疎通を図ることが出来ますが、「〇〇さんはどう思いますか？」と名指ししていかないと会話が続かず話が盛り上がらないところがデメリットかと思います。
ですが、在宅勤務をすることで、往復の通勤時間を自分の趣味や自己啓発に向けることができますし、予定外の割り込みも少なくなり、リモートの方が逆に業務に集中できることが実感できました。

最初の頃一番困ったのは、やはり相手の顔が見えないことでした。同じ場所にいれば相手の忙しさも何となく分かるので、今話し掛けても大丈夫な状態かというのも分かるのですが、リモートだと相手の状態が分かりません。
他の打ち合わせをしていたり手が離せなかったりする場合でもこちらからは分からないので、今チャットしても大丈夫かな？と躊躇してしまうことがありました。
相手が応対可能か否かがアイコン表示で分かる Teams 機能を活用することで意識も変わり、今はチャットや通話の使い分けにも慣れてきました。

私たちの使っている Microsoft 365 のコミュニケーションツールでは、チャットはメールの代用、Web 会議は電話代わりとして主に使い分けています。
Web 会議は画面も共有出来るので、同じ資料を見ながら話せるなど、仕事としては同じオフィス内にいるのと同じようにコミュニケーションを図ることが出来ます。

相手と話をしたい時には「今、会話できますか？」と書き込み、相手から「イイネ」が返ってきたら通話するというのが皆さんの暗黙のルールとなっているみたいです。
会話が記録に残るというのもチャットの利点です。最近少し疑問に思っているのは、私は記録に残さなくていいような会話であれば話した方が早くて分かり易いので早々に通話に切り替えてしまうのですが、今の若い人たちはチャットの方が慣れているのか、ずっとチャットでやり取りしていますね。
同じフロアにいるのにチャットで会話していたりすると、そこは直接しゃべったほうがいいんじゃないの？と思うことはあります（笑）。

在宅勤務をする前の私は忙しいとついつい “話し掛けにくいオーラ” を出している時があったように思います（笑）。
今は姿が見えないので、チャットなどのツールを使って話し掛けていいか確認してくれるので、そういった意味では以前よりコミュニケーションは円滑になったように思います。

話し掛けないと仕事が進まないので（笑）。チャットでタイミングを調整出来るのは便利です。

先ほど羽深さんが言っていたように、顔を見ながら話せる　Web 会議でさえ、見えない部分が多いというのを肌で感じます。
画面を通すと雰囲気が伝わってこないために、メンタル面の不調などを見落としているかもしれないという不安はあります。

雑談みたいなものも無くなりがちですよね。

今日、小森さんの髪型がいつもと違いますよね（笑）。おそらく同じ会議室にいれば、真っ先にそのことにも触れていたと思うのですが。

特に１対１の打ち合わせでは、基本的に余計なことは話さず仕事の話だけで淡々と進みますね。
リモートワークでは目的以外の交流が減っているような気がしますが、個人的にはそちらの方が少し楽だなと思うこともあります。

そこまでは思っていません（笑）。プライベートな話などは、今話す必要がないかな、と思う時があるくらいです。

人それぞれの考え方がありますよね。私は普段から仕事以外の話も出来た方がコミュニケーションを取り易く仕事も円滑に進んで良い影響が出るのではと思っています。
こうしてリモートワークでコミュニケーションが出来る環境が揃い、これからもっともっとそういう機会が増えてくる中で仕事以外のコミュニケーションをどうやったらうまく引き出せるかというのが今後考えていくところなのだと思っています。

私もそういった雑談の場が少ないのが気になっていて、数カ月前から週に一度ミーティングを行うことにしました。
普段、Web 会議をする時はその目的に関係のあるメンバーだけで仕事の話をしますが、毎週火曜日の朝だけはチームメンバー全員をWeb 会議等でつなぎ、15分間仕事とは関係のない話をする時間を取ってもらっています。私にとってはこの時間がメンバーの顔色やコンディションなどを探る貴重な機会となっています。

話す内容は本当に他愛のないことなのですが、直接話すことで他のメンバーのモチベーションなどがなんとなくつかめるので、週に一度でもそういった機会があるのはいいことだと思っています。
Livestyle 自体が割とフラットな雰囲気なので、私は普段からも他愛のないことを話して、なるべくコミュニケーションを取ろうとは思っています。

在宅勤務が増えてから、Yammer を使って『分報』というフェイスブックのようなチャンネルも作りましたよね。

仕事と関係のない雑談的なつぶやきをする場として作ったのですが、最近は仕事の話が多いですね・・・。投稿自体が減っているようで寂しいです。

何を表現しているのか分からない、不思議な投稿もありましたよね（笑）。

これは誰かのコーヒーカップが置きっぱなしですよ、と伝えたかったんです（笑）。

この分報は、「他の会社で使っていて面白そうなので、うちでもやってみませんか」とメンバーの一人が提案したことから始まったんです。
そこに同調する人がたくさんいて、みんなで決めたことは協力していこうという雰囲気があるから進んでいけるのだと思います。

意見を取り上げられ易い風通しの良い職場であると同時に、先輩後輩などにこだわらず、みんなフラットだというのもいいですよね。私自身も、技術的な経験や知識レベルでみんなが得意分野を活かせるような職場にしたいというのは意識しているところです。

以前受けたセミナーで在宅ワークの成功事例を紹介していたのですが、私はその中で Ｑ＆Ａ の事例をまとめて検索しやすくするといったナレッジマネジメントに興味を持ったのでやってみたいと思っています。
他の会社や部署と比較したことがないので分かりませんが、年齢や経験年数に関わらずそういったことを声に出せる雰囲気はあるのかなぁとは思っています。

私は中途採用で入社したのに加え、Livestyle の職場拠点が独立していることもあって、他の部署の方と触れ合う機会がとても少ないです。他の部署のことを知る機会があれば、知見や輪が広がり面白いと思います。

私は先ほども言ったようにコミュニケーションを図るため週１回のチームミーティングを始めたばかりなのですが、次は１対１でミーティングする時間を設けたいと思っています。
きっと雑談の延長のような形になると思うのですが、リモートワークで足りないコミュニケーションを、そういったことを通じて補っていきたいと思っています。

私は部内の情シス担当もしていて、今年度から来年度にかけて社内を対象にチャンピオンユーザー制度という施策を展開しています。
これは各部門に代表者を一人置いていただき、Microsoft 365 の案件に関わっていない人もエキスパートとして社内に広げてもらおうというプロジェクトです。この取り組みを通じて横のつながりを増やしていけたらいいなと思っています。

他の部署にも Microsoft 365 が広まれば、私も社員の皆さんから困りごとなどを聞いて、それを解決に導く役割を担いたいです。皆さんの役に立つと同時に自分自身のスキルアップにもつながるので。

実は一昨年前に長野が台風で大きな被害を受けた際には、Yammer のチャンネルを利用してボランティアの募集なども行ったのですが、残念ながら集まったのは Livestyle メンバーのみでした。
おそらく他の部署の方で Yammer を見ている方はあまりいないのかなと思いました。Microsoft 365 のツールをもっと活用すれば、他の部署の方々ともっと気軽につながることが出来るのではないかと思います。
私たちは Microsoft 365 を広げる意味でも、社内のネットワークを結び風通しの良い環境を作る手助けが出来ればいいなと思っています。