リモートワークが増え、個々のPCから会議へ参加する機会が増えました。
会議をスケジュールするにもメールで何十人と調整するには大量のやり取りが必要になることがあります。そんな時に役立つOutlookから作成できる投票機能をご紹介します。

１．Outlookのメール画面から「新規メール」をクリックします。

２．会議の必須出席者を①「宛先」、任意出席者を②「CC」に入力した後、本文部分にカーソルを合わせてから、③「挿入」タブをクリックし、④「投票のスケジューリング」をクリックします。

３．画面右端に投票のスケジュール画面が開きます。
①~④の各項目を設定し、⑤「次へ」をクリックします。

＜各項目の説明＞

項目No.名称説明
①タイムゾーン開催時刻のタイムゾーンを設定します。日本時間で予定を立てる場合は「(UTC+09:00)大阪、札幌、東京」を選びます。
②期間会議する時間を候補から選択します。
③日付開催日を選択します。
④候補予定時刻の候補を選択します。（複数選択可）

「会議時間」がオンになっていると、一番近い時間帯が表示されます。
候補が表示されない場合、「会議時間」をオフにすると表示されます。
（予定作成時から過去の時刻は表示されません。）

「並べ替え基準」が【使用可能】の時は、参加予定者全員のスケジュールが空いている時間のみ表示されます。
「並べ替え基準」が【時間】の時は、②で選択した期間で区切った候補が全て表示されます。
スケジュールが入っている参加予定者が居る場合は下の画像のように「出席不可能」と表示されます。

４．選択した時刻を確認したら、①「会議する場所」を入力し、②Teamsでの会議ON/OFFを設定します。
③「投票の設定を管理する」をプルダウン表示させ、この投票についての必要な設定をした後、⑤「投票の作成」をクリックします。

＜投票の設定項目の説明＞

項目名説明
出席者が合意した場合にスケジュールを設定必須出席者全員が賛成した場合のみ自動的にスケジュールが作成されます。複数の候補があり、投票数が同数の場合は最も早い時間が選択されます。
予定表に選択した時間を保持候補で設定した時間全てに仮のスケジュールが予定表に作成されます。開催時刻が決定もしくは開催がキャンセルされると他の仮スケジュールは削除されます。
投票の更新について通知参加予定者が投票する度にメールを受信します。受信したメールには現在の投票状況とスケジュールの候補が表示されます。
出席者に本人確認を要求匿名投票を防ぐ機能です。オンにした場合、各参加予定者は投票前に認証を通す必要があります。
出席者の投票をロック開催者以外が他の時間を提案したり、メンバーを編集する権限をロックできます。

５．「投票を共有する準備ができました」の画面が表示されたら右上の閉じるボタンをクリックし、メール本文に投票が挿入されている事を確認できたら、本文や件名などに任意の文章を入力し、送信します。
開催者は送信済みアイテムフォルダ、参加予定者は受信トレイからメールを確認できます。

６． メール内の「投票」をクリックするとブラウザー画面に投票ページが表示されます。
①参加できる場合は「希望する」または「はい」、参加できない場合は「いいえ」を選択し、
②「投票」をクリックします。
※「リマインダーを送信」と「投票のキャンセル」は開催者のみに表示されます。

７．４の設定で「出席者が合意した場合にスケジュールを設定」がONになっていて、必須出席者の投票が完了し、スケジュールが確定すると、投票ページには「既にスケジュール済みです」の表示に変わり、予定表にも反映され、会議招待メールが参加予定者へ自動送信されます。

「出席者が合意した場合にスケジュールを設定」がOFFの場合は、開催者が投票ページより決定したい開催日時の右端「会議のスケジュールを設定」を選択し、会議招待メールを作成・送信することでスケジューリングされます。

投票した際のメールや自動送信される会議招待メールはシステムにより英文で届きます。メール本文内の右上「･･･」＞「表示」＞「翻訳」で日本語表示にすることが可能です。

８．スケジュールされた予定については、予定表から変更・削除が可能です。