以前、上司に承認を求めるフローを作成しました。
【Power Automate】基本的な承認フローの作り方①

今回は、申請時に承認者を選択するタイプの承認フローを作成していきます!

基本的には、前回とほぼ同じなので、とっても簡単です!
承認者の部分をちょこっとだけ変更したフローを作っていきます!

Exchange 側で上司の設定をしていない場合や、協議部などの上司以外に承認を求めるようにしたい場合に、このタイプのフローを利用します。

交通費申請を例にしたいと思います🚕🚓🚕

1.フローの概要

キャプチャのように、申請時に承認者を選択して申請内容を登録することで、フローが自動で開始されます。

申請者が選択したユーザーに承認を要求するメールが送信されて、承認者が承認・却下を行います。そうすると、承認結果を申請者に通知するメールを送信します。

2.事前準備 – SharePoint リストの作成

「交通費申請」等の分かりやすい名前でリストを作成してください。

列名列の種類備考
旅行命令番号一行テキスト既定の「タイトル」の列名を変更して使用
承認状況選択肢用意した選択肢
承認中、承認済み、却下済み
交通手段選択肢用意した選択肢
JR(在来線)、JR(特急)、私鉄 等
交通費通過
移動日日付と時刻
承認者ユーザーまたはグループ
申請者ユーザーまたはグループ既定の「登録者」の列名を変更して使用
申請日日付と時刻既定の「登録日」の列名を変更して使用

3.Power Automate でフローを作成

【フローの全体像】

①[マイフロー]タブから、[自動ー一から作成]を選択します。

②フロー名に「交通費申請」、トリガーに「SharePoint - 項目が作成されたとき」を選択して、[作成]をクリックします。

③トリガーに作成したリストを選択します。
 「交通費申請」リストに、項目が追加されると自動でフローが開始されます。

項目設定
サイトのアドレスリストを作成したサイト
リスト名作成したリスト

④「開始して承認を待機」を追加します。
 選択された承認者に、交通費申請の承認を求めるメールを送信します。

項目設定
承認の種類[承認/拒否 – 最初に応答]
タイトル【承認依頼】『[項目が作成されたとき – 旅行命令簿]』の交通費申請の承認を行って下さい
担当者[項目が作成されたとき – 承認者 Email]
詳細以下の内容で交通費の申請がありました。
内容を確認して承認を行って下さい。

申請者:[項目が作成されたとき – 申請者 DisplayName]
旅行命令番号:[項目が作成されたとき – 旅行命令番号]
交通手段:[項目が作成されたとき – 交通手段 Value]
交通費:[項目が作成されたとき – 交通費]
移動日時:[項目が作成されたとき – 移動日時]
アイテム リンク[項目が作成されたとき – アイテムへのリンク]
アイテム リンクの説明[項目が作成されたとき – 旅行命令簿]の交通費
▲詳細等は好きにカスタマイズしてください(^・ェ・^)ノ

⑤「条件」アクションを追加します。
 承認されたら「はいの場合(左)」に、却下されたら「いいえの場合(右)」に進むようにフローを設定します。

項目設定
左の「値の選択」[開始して承認を待機 – 結果]
右の「値の選択」Approve

⑥「はいの場合」にアクションを設定していきます。
 「項目の更新」アクションを追加します。
 承認状況が「承認中」から「承認済み」になるようにします。

項目設定
サイトのアドレス作成したリストがあるサイト
リスト名作成したリスト
ID[項目が作成されたとき – ID]
旅行命令番号[項目が作成されたとき – 旅行命令番号]
承認状況 Value承認済み
▲他の項目については、内容を更新させないために、空欄に設定を行って下さい。

⑦「はいの場合」の中に「メールの送信(V2)」アクションを追加します。
 申請者に承認されたことを通知するようにします。

項目設定
宛先[項目が作成されたとき ‐ 申請者 Email]
件名【承認通知】交通費申請が承認されました
本文『[項目が作成されたとき – 旅行命令番号]』の交通費申請が承認されました。

承認日時:[開始して承認を待機 – 応答 応答日]
承認者:[開始して承認を待機 – 承認者名]
承認コメント:[開始して承認を待機 – 応答 コメント]

⑧「いいえの場合」のアクションを追加します。
 「項目の更新」アクションを追加します。
 承認状況が「却下済み」になるように設定します。

項目設定
サイトのアドレス作成したリストがあるサイト
リスト名作成したリスト
ID項目が作成されたとき – ID]
旅行命令番号[項目が作成されたとき – 旅行命令番号]
承認状況 Value却下済み

⑨「いいえの場合」の中に「項目の更新」アクションを追加します。

項目設定
宛先[項目が作成されたとき ‐ 申請者 Email]
件名【却下通知】交通費申請が却下されました
本文『[項目が作成されたとき – 旅行命令番号]』の交通費申請が却下されました。

承認日時:[開始して承認を待機 – 応答 応答日]
承認者:[開始して承認を待機 – 承認者名]
承認コメント:[開始して承認を待機 – 応答 コメント]

4.まとめ

前回に引き続き、超基本的な承認フローの作成方法でした。

意外と簡単だけど、奥が深い Power Automate で作る承認フロー。
並列承認や承認期限を設ける方法などの、承認フローの修飾方法についても順次アップしていく予定です。

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