前の投稿からだいぶ空いてしまいましたが、、、
Power Automate で作成する基本的な承認フローの作成方法をまとめました!

今回は、SharePoint のリストで申請をして、予め設定してある上司に承認を求めるケースの承認フローを作成していきたいと思います。

また、リストの作成方法等から簡単ですが説明してありますので、実際に使う際は、必要に応じて項目を変更してください!

1.フローの概要

この手順に沿ってフローを作成すると、下記のような承認フローを作成することが可能です!

1.SharePoint のリストにアイテムを追加すると、自動でフローが開始される
2.申請者の上長に承認を要求する
3.承認結果がリストに更新される
4.承認結果が申請者にメールで送られる

2.事前準備

(1)上司の設定

承認の要求先である上司の設定を、Exchange 管理センターから行います。

① [受信者]>[メールボックス]
② ユーザーを選択
③ [組織]タブから、上司を入力

(2)SharePoint リストの作成

「有給休暇申請」等、分かりやすい名前でリストを作成してください。
最初に英語名で、あとから日本語名に変更することをおすすめします。

▲作成したリストです。ビューとフォームも少しだけいじっています (^・ェ・^)ノ
列名列の種類備考
有給取得日日付と時刻
申請者ユーザーとグループ既定の「登録者」の列名を変更して使用
申請日時日付と時刻既定の「登録日」の列名を変更して使用
承認状況選択肢用意した選択肢
承認中、承認済み、却下済み

3.Power Automate でフローを作成

【承認フローの全体像】

①[マイフロー]タブから、[自動ー一から作成]を選択します。

②フロー名に「有給休暇申請」、トリガーに「SharePoint - 項目が作成されたとき」を選択して、[作成]をクリックします。

③トリガーに作成したリストを選択します。
 「有給休暇申請」リストに、項目が追加されると自動でフローが開始されます。

項目設定
サイトのアドレス作成したリストがあるサイト
リスト名作成したリスト

④「上司の取得(V2)」アクションを追加します。
 申請者の上司の情報を取得します。

項目設定
ユーザー[項目が作成されたとき – 申請者 Email]

⑤「開始して承認を待機」を追加します。
 申請者の上司に有給休暇の申請の承認を求めるメールを送信します。

項目設定
承認の種類[承認/拒否 – 最初に応答]
タイトル【承認依頼】有給休暇申請の承認を行って下さい
担当者[上司の取得 – メール]
詳細以下の内容で有給休暇の申請がありました。
内容を確認して、承認を行って下さい。

申請者:[項目が作成されたとき – 申請者 DisplayName]
有給取得日:[項目が作成されたとき – 有給取得日]
アイテム リンク[項目が作成されたとき – アイテムへのリンク]
アイテム リンクの説明申請内容
▲[詳細]に申請情報を入力しきれない場合、[詳細]には申請概要のみにして、
[アイテム リンク]にはSharePoint の「アイテムへのリンク」を設定することをオススメします(^・ω・^)

⑥「条件」アクションを追加します。
 承認されたら「はいの場合(左)」に、却下されたら「いいえの場合(右)」に進むようにフローを設定します。

項目設定
左の「値の選択」[開始して承認を待機 – 結果]
右の「値の選択」Approve

⑦「はいの場合」にアクションを設定していきます。
 「項目の更新」アクションを追加します。
 承認状況が「承認中」から「承認済み」になるようにします。

▲[タイトル]と[有給取得日]は、空白にしておくと内容が更新されません
項目設定
サイトのアドレス作成したリストがあるサイト
リスト名作成したリスト
ID[項目が作成されたとき – ID]
承認状況 Value承認済み

⑧「はいの場合」の中に「メールの送信(V2)」アクションを追加します。
 申請者に承認されたことを通知するようにします。

項目設定
宛先[項目が作成されたとき ‐ 申請者 Email]
件名【承認通知】[項目が作成されたとき ‐ 有給取得日]の有給取得が承認されました
本文[項目が作成されたとき – 有給取得日]の有給取得が承認されました。

申請日:[項目が作成されたとき – 申請日時]
承認者:[上司の取得 – 表示名]
承認コメント:[開始して承認を待機 – 応答 コメント]
▲件名と本文は好きにカスタマイズしてください(/^・ω・^)/

⑨「いいえの場合」のアクションを追加します。
 「項目の更新」アクションを追加します。
 承認状況が「却下済み」になるように設定します。

項目設定
サイトのアドレス作成したリストがあるサイト
リスト名作成したリスト
ID[項目が作成されたとき – ID]
承認状況 Value却下済み

⑩「いいえの場合」の中に「項目の更新」アクションを追加します。

項目設定
宛先[項目が作成されたとき ‐ 申請者 Email]
件名【却下通知】[項目が作成されたとき ‐ 有給取得日]の有給取得が却下されました
本文[項目が作成されたとき – 湯汲取得日]の有給取得が却下コメントの理由により、
却下されました。

申請日:[項目が作成されたとき – 申請日時]
承認者:[上司の取得 – 表示名]
却下コメント:[開始して承認を待機 – 応答 コメント]
▲件名と本文は好きにカスタマイズしてください(/^・ω・^)/

4.まとめ

今回は、基本的な承認として、上司に承認を求めるフローを作成しました。

今回ご紹介した方法を少し変更するだけで、簡単な残業申請や出張費申請、休暇申請を作成できるようになります。

次回は、『申請時に承認者を選択するフロー』の作成方法をご紹介したいと思います(^・ェ・^)ノ