情報社会の昨今、メールでのやり取りがほとんどを占めていますが、Outlookではメールにフラグを付けToDoリストにできる機能があります。
自分にとっての優先事項をリストにすることで常に作業内容を明確に把握でき、忘れることなく、効果的に計画を立てて適切な時間枠の中ですべてのタスクを完了することができます。
ここでは、メールをTo Doに登録して管理する方法をご案内します。
※Outlook on the Webでの操作画面となりますが、操作方法はデスクトップアプリ版Outlookでも同様です。

・メールにフラグを付けてタスクを管理する
・メールに「今日の予定」を入れてタスクを管理する

メールにフラグを付けて管理する

１．Outlookを開きます。
２．フラグを付けたいメールにカーソルを合わせ、表示される「フラグ」アイコンをクリックします。（上部のリボンに表示されている「フラグ」アイコンでも可能です）

３．フラグが付くと赤くなり、メール本文に「フラグあり」と表示されます。

４．左端の「To Do」アイコンをクリックします。

５．「ToDo」画面が開き、「フラグを設定したメール」をクリックすると、フラグを付けたメールアイテムが表示されます。
※Outlook画面でフラグの設定で日付を指定している場合は指定された日付の項目に表示されます。（画像では日付を指定してない設定の為「日付なし」に表示されています）

６．アイテムをクリックすると、右側に設定画面が表示され、「ステップの追加」「期日の追加」「繰り返し」「ファイルの追加」「メモの追加」などが設定できます。

＜設定できる項目の説明＞

番号項目名説明
①未完了／完了○：未完了、●：完了　を表しています。
②タスクのタイトルメールの件名が表示されます。クリックすると変更できます。
③通常／重要☆：通常、★：重要　を表しています。
④ステップの追加任意の作業リストを追加できます。
リストにも未完了／完了が付いており、完了しているか確認できます。
⑤“今日の予定”に追加クリックすると「今日の予定」に追加できます。
右端の「✕」をクリックすることで解除できます。
⑥通知するリマインダーとして既定または任意のタイミングで通知を設定できます。
⑦期限日の追加期限を設定できます。
⑧繰り返し設定した任意のタイミングで同じタスクが再度作成されます。
⑨カテゴリーを選択してくださいカテゴリーのタグが設定できます。
ここで設定出来るタグはOutlookで設定されているタグです。
⑩ファイルの追加ファイルが追加できます。
⑪メール内容フラグを付けたメールの内容が表示されます。
「開く」をクリックするとOutlook画面に移動します。
⑫メモの追加任意のメモを追加できます。
⑬非表示アイコン設定画面を非表示にできます。
⑭作成日タスクが作成された日を表示しています。
⑮ごみ箱アイコンタスクの削除ができます。
※完了した際の動作とは違い、再表示はできず、リストから削除されます。

７．タスクを完了するには、件名やステップ名の左側にある「〇」をクリックします。


既定では、タスクが完了済みになると一覧から表示が消えます。
上部にある①「…」をクリックし、②「完了済みタスクを表示する」をクリックする事で一覧に表示することも可能です。
再度、非表示にしたい場合も同様の操作で「完了済みタスクを非表示にする」をクリックします。

８．タスク完了後、Outlookの画面に戻ると、タスクにしたメールのフラグマークがチェックマークに変わり、本文内に完了済みの表示が出ているのが確認できます。

メールに「今日の予定」を入れて管理する

１．Outlookを開きます。
２．画面右上の①「今日の予定」アイコンをクリックし、②タスクにするメールアイテムを右側の「タスクとして追加」部分へドラッグします。

３．タスクが追加されたら、左端の③「To Do」アイコンをクリックします。

４．「ToDo」画面が開き、「タスク」に先程追加したアイテムが表示されます。アイテムをクリックし、右側に表示される「“今日の予定”に追加」をクリックします。


追加が完了するとアイテムに“今日の予定”が表示され、右側にも「“今日の予定”に追加されました」と表示が変わります。

５．Outlook画面右上の①「今日の予定」アイコンをクリックすることで簡単にタスクが確認できるようになります。


ToDo画面の「今日の予定」からでも確認できます。

６．タスクを完了するには、アイテム名の左にある「〇」をチェックします。

７．完了したタスクは「最近完了したもの」をプルダウン表示させると確認できます。