仕事でのコミュニケーションツールとして、メール・電話が主流でしたが、最近ではWeb会議ツールチャットツールを利用する企業も増えてきていますね。
改めて電話について考えると、プライベートでは LINE での通話を使うことが多く、一般電話や携帯電話を使うシーンが激減しています。しかし、企業では統一された IP電話システムや LINE 電話を使うことにはできないので、やはり一般の公衆電話回線・携帯電話回線が必要となっています。

オフィス内では固定電話、営業など外出する方は会社支給の携帯電話 or スマートフォンを利用しているのではないでしょうか。名刺に、固定電話番号と携帯電話番号の2種類を記載されている方もよくいらっしゃいますね。在宅勤務の方も多いので、早く直接会話したいと思い、携帯電話番号へかけることが多いのではと感じます。ですが、携帯電話番号が無い場合、最近はなかなか捕まらなったりします(;_;)

電話が取り残される理由

ツールの管轄を分類すると、下記の2つの組織で管理している企業が多いのではないでしょうか。

[情シス管轄]
 ・メールシステム
 ・Web会議システム
 ・チャットツール
[総務管轄]
 ・固定電話、携帯電話

ある程度の規模の企業だと、どうしても電話設備は総務管轄なので、ITツールの融合が進みにくい背景もあると思います。IP-PBX を導入し電話通信を IP化し、物理的な線は PC と同一の LANケーブルを使っているケースもありますが、ITツールとして融合している企業は少ないと思われます。
プライベートでは SNSツールの一つの機能として電話を融合しているのに、企業では分離状態😢

Office 365 を「導入している」または「導入を検討されている」企業では、是非、電話設備を情シスへ移管し業務スタイルを含めて一度、見直すことをおススメいたします。

当部署で実施したこと

2017年に当部署では、全ての固定電話設備を公衆網と繋ぐゲートウェイ装置を導入し Office 365 の Skype for Business Online へ統合しました。パソコンまたはスマホのSkype アプリから外線通話の発着信を実現。今まで一人1台、机の上にあった固定電話を撤廃。
その後、Microsoft Teams による新しい仕組みがリリースされ、Skype から Microsoft Teams ダイレクト ルーティング へ切り替えて、Teams アプリから電話ができるようになりました。

どこにいても地域に紐づく 0ABJ番号(03・06・026などの電話番号)を使った電話の発着信が可能となりました。パソコンやスマホがあればどこからでも電話の発着できるので、例えば、海外出張でも外国から 0ABJ番号で電話ができるのです。

PC版 Teams アプリ
スマホ版 Teams アプリ

フリーアドレス化

電話番号はユーザーごとに割り当てる、Azure Active Directory の ID管理のひとつ。番号管理が情報システム部でも管理できるようになります。ちなみに昔は電話番号を取得するにはコスト的にも敷居が高かったですが、現在の NTTひかり電話サービスの1番号追加料金は、月額100円程度。

固定電話から解放され、唯一、物理的に制約があった固定電話機が不要となり、オフィスレイアウトの自由度が高まります。昨今のビジネスシーンに置き換えると、在宅勤務やリモートワーク、どこにいても会社の電話番号で通話ができるようになります。

取次業務の激減

さらなる効果として、社員全員が個々に電話番号を持つため取次時間が激減します。在宅勤務や外出時の無駄な取次対応が削減できます。代表電話番号は、指定したメンバーをグルーピングして着信することができますので、従来の対応も問題なく可能です。

BYODが可能

スマートフォンに Teams アプリを入れて運用する場合、Office 365 の ID に会社番号が紐づくので、個人のスマートフォン電話番号と分離して使うことができます。パケットが多少発生しますが、通話料金は会社電話番号の通話料となります。BYOD が大変しやすい仕組みです。

  • 個人携帯からの通話料は発生しない (会社の通話料金)
  • 個人携帯の番号が発信先へ通知されない(会社の電話番号)

留守番電話が素晴らしい

不在の場合は留守番電話に録音することもでき、Outlook (Exchange Online) とも連携し、ボイスメールとして配信することも可能です。また、音声は文字起こしされるので、会議中や電車の中でも手軽に内容を確認できます。

メンバー全員が感激!

我々が導入したときは、Teams で外線電話ができる!固定電話機が無くなる!と衝撃的でした。フリーアドレス化も併せて実施したので、働き方や今までの常識が劇的に変わり、メンバー全員が感激していました。2020年春、コロナ禍のため在宅勤務が推奨された際は、電話も含めてクラウド化されたどこでも働ける環境の ITインフラが整っていたので、スムーズに在宅勤務ができました。

令和時代の業務スタイルや BCP対策としても電話設備を再検討してみてはいかがでしょうか。Teams 電話を導入する場合いくつか方法がありますので、お客様の状況に合わせたご提案ができます。お気軽にお問い合わせくださいませ。