ホールドされたメールアイテムはどこに保持されている？

メールボックスを訴訟ホールドの対象にすると、削除済みアイテムや変更されたアイテムの元のバージョンを含む、すべてのメールボックスのコンテンツが、指定した期間またはメールボックスを訴訟ホールドの対象から外すまで保持されます。

それでは、ホールドされたメールアイテムはどこに保持されているのでしょうか。

アイテムの削除の定義

削除したアイテムは [Recoverable Items]（回復可能なアイテム）フォルダーに移動しますが、Exchange Online のメールアイテムの削除には３つの定義があります。

定義	説明
削除	アイテムが任意のフォルダーから削除され、既定の [削除済みアイテム] フォルダーに配置されること。
ソフト削除	アイテムが削除済みアイテムの既定のフォルダーから削除され、 [Recoverable Items] フォルダーに配置されること。
ハード削除	アイテムがメールボックスデータベース上から完全に削除されること。

メールボックスは下図のような構造をしており [Recoverable Items]（回復可能なアイテム）フォルダーおよび各種サブフォルダーを内包しています。

[削除済みアイテム] フォルダーから削除したり、Shift + Delete キーを押してアイテムを削除をした場合はソフト削除にあたり、メールアイテムは [Recoverable Items] フォルダーの [Deletions] サブフォルダーに移動されて既定では14日間保持されます。

この状態では、まだユーザーは Outlook や Outlook on the web の [削除済みアイテムの回復] 機能を使用してアイテムを復元することができます。

訴訟ホールドの有効/無効により、以下のような動作の違いがあります。

訴訟ホールド	動作
無効	[Deletions] サブフォルダーで14日間保持された後、ハード削除されてアイテムを復元することはできなくなります。
有効	[Deletions] サブフォルダーで14日間保持された後にハード削除されますが、 [Purges] サブフォルダーに移動され、指定した期間またはメールボックスを訴訟ホールドの対象から外すまで保持されます。

このような仕組みを把握しておくと、「コンテンツの検索」機能を利用してメールボックスデータを PST ファイルにエクスポートした後のフォルダー構造も理解しやすくなります。

「コンテンツの検索」機能を利用してエクスポートした PST ファイルは下図のように [Recoverable Items] フォルダーを含む構造になっています。
ホールドされたメールアイテムは [Recoverable Items] フォルダー配下の各サブフォルダーにあることがわかります。

※ 検索条件やメールボックスの設定状況により存在するサブフォルダーが異なる場合もあります。
※ PST ファイルは、Windows 版 Outlook を使用して開くことができます。

保持されたアイテムは、セキュリティ/コンプライアンスセンターから「コンテンツの検索」機能を使用することで、検索および PST ファイルにエクスポートすることができます。

エクスポートした PST ファイルは、Windows 版 Outlook を使用して開くことができます。
（ファイル＞開く/エクスポート＞ Outlookデータファイルを開く）