最近のニュースで、誤送信により個人情報が流出してしまった……というものを見かけました。様々なビジネスチャットツールを利用する機会が増えた今でも、やはりメールでのコミュニケーションはゼロにはなりません。

皆さんはどのぐらいの頻度でメールをしますか？
頻繁にメールでやり取りするため、膨大な量のメールが届く方もいるのではないでしょうか。

そして、メールが多ければ多いほど見逃してしまうメールも増えてくるかと思います。重要なメールを見逃してしまい会社に損益が出てしまうことや、メールが多すぎて間違ったメールに返信してしまうなど、重大なミスの危険性も高くなります。

私は、Outlook の仕分けルールと少しの工夫により見逃しを予防するようにしています。

仕分けルールとは？

Outlook には仕分けルールという機能があり、送られてきたメールに対して自動で処理を行うことができます。
詳細な手順は Livestyle のサポートサイトに記事がございます。是非ご覧ください。

受信トレイの仕分けルールを設定する（Outlook on the web）｜Livestyle サポートサイト (live-style.jp)
受信トレイの仕分けルールを設定する（Outlook）｜Livestyle サポートサイト (live-style.jp)

工夫することで、徹底して見逃しを防ぐ

私が設定している仕分けルールは以下のようなものです。

  • 特定のお客様毎のフォルダーにメールを自動振り分けし、誰から来たかすぐに分かるようにする
  • 「重要」や「至急」などの文字を検知して、急ぎのメールが来ていること通知する

少しの工夫をすることで、メールの見逃しを防ぎ、対応の優先度などを把握することができます。
皆さんも仕分けルールを活用してみてはいかがでしょうか。