【Teams 事例紹介】メールが埋もれてしまう問題 の解決方法とは？

お客様とのコミュニケーションでも Teams を使うことが増えてきた今日この頃。
ですが、やはりメールでのやり取りが圧倒的に多く、毎日数百件のメールを受信します。

そうすると起きるのが「メールが埋もれてしまう問題」

• あとで対応しようと思っていたメールはどこ？
• これって誰かが対応してくれたのかな？
• もらった添付ファイルってどうしたんだっけ？　等々…

本記事では、これらを解決した当社の活用事例を２つご紹介いたします。

【簡単】Webサイトのお問い合わせフォームからの連絡を Teams へ通知
【応用】メールで受信した FAX を Teams へ通知 ＆ SharePoint Online へ保存

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【簡単】Webサイトのお問い合わせフォームからの連絡を Teams へ通知

どんな Webサイトにも、ほぼ必ずお問い合わせフォームが設置されていると思います。お問い合わせフォームからの連絡はどのように受信、管理されていますか？
当社では、Teams の専用チャネルで受信するようにしています。

① チャネルを作成し、メール アドレスを取得

Teams の各チャネルでは「メール アドレスを取得」することができます。
連絡の通知を受け取りたい専用チャネルを Teams にて作成したら、「メール アドレスを取得」します。

② お問い合わせフォームの送信先にチャネルのメールアドレスを追加

お問い合わせフォームからの連絡のメール送信先に、チャネルのメールアドレスを追加しましょう。

③ メール受信するとチャネルに投稿される

取得したメールアドレスでメールを受信すると、チャネルに投稿が作成されます。
1メール1スレッドとして投稿されますので、自分で投稿するチャットと同じようにメンバーと相談したり、タスク依頼したりすることが可能です。

④ チャネルの通知を On にする（任意）

そのチャネルへ投稿があった時に「通知」が来るように設定しておけば、大事なお問い合わせを見逃すこともありません。

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【応用】メールで受信した FAX を Teams へ通知 ＆ SharePoint Online へ保存

当社では数年前から、FAX の送受信をメールで行える「インターネット FAX」を利用しています。
FAX の受信頻度はそれほど多くはありませんが、紙で受信したファイルをスキャンする手間が省けるため、とても便利に利用しています。

FAX をメールで受信するということは、ここでも「メール（添付ファイル付き）が埋もれてしまう問題」発生の心配が……
と思っていたところ、ちゃんみちゃん が Power Automate を駆使して対策をしてくれました！

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① チャネルを作成

FAX 受信の通知を受け取りたいチャネルを Teams にて作成します。

② SharePoint Online に保存先を作成

FAX のファイルの保存先を作成、もしくは決定します。

一番簡単なのは、チャネルの「ファイル」タブ配下に「FAX」フォルダーを作る方法です。
以前より使用している FAX のファイル保存用のフォルダーがあれば、そちらの場所を確認しておきます。

③ Power Automate でフローを作成

Power Automate にて、以下のような流れのフローを作成します。

参考：自動でメールの添付ファイルをSharePointに保存する

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◎ この方法のお勧めポイント

• チャネルへの投稿文を好きにカスタマイズできる
• チャネルへの投稿文で特定ユーザーへのメンションも可能
• FAX ファイル（添付ファイル）の保存先を指定できる
• 条件指定することで特定のメールに対してのみフローを実行できる　等々

このように Microsoft 365 / Office 365 の各アプリを組み合わせると、格段に使いやすく便利になります。

最後に

本記事でご紹介した方法は、よくありそうなお悩みの解決方法のほんの一部です。
ぜひ色々試して、皆様の組織に最適な方法を探してみてください。
お困りの際は Livestyle のマネージドサービスの利用もご検討いただければ嬉しいです。