突然ですが、当社 株式会社TOSYS では年に1～2回ほど「小集団活動」というものを行い、その活動成果を社内で発表する取り組みを行っております。
私が小集団活動の「リーダー兼発表者」に選ばれたのは、Teams がリリースされて１年経った頃でした。どうせなら Teams を使い倒したいと思い、メンバーと相談の上
部内メール禁止！すべての業務を Teams 経由で行う！
という活動目標を立てました。
今現在の Teams ならまだしも、約３年前の Teams …… 本当にそんなことできたの？と思いますか？
最終的に目標達成でき、しっかりと成果も残すことができたのです。
ありがたいことに、事業部予選を通過して全社発表会にも参加させていただきました。参加賞🎁がもらえました。
「部内メール禁止」のルール詳細
「部内メール禁止」と言っても業務影響があったり、メンバー内で不満が出てしまったりしては意味がありません。取り組みを始める前にはしっかり目的とルールの認識合わせをすることが大切です。
私達は以下のようなルールを決めて取り組みました。
- 部内同士のメールを禁止
- 情報共有元がメールだったらメールを送ってもOK（アラートメールなど）
- それ以外の部内やり取りは Teams を使用する
- プロジェクトごとに Teams にチャネルを作成する
- ファイルやタスクを Teams で管理する
今となっては当然でしょ、と思われるようなルールもありますが（4・5番目）、当時は本当にファイルの場所や動線がバラバラだったのです…。
約２か月間の活動の結果、メールの総量を大幅に減らすことができ、平均１３分 時短、平均３３％ 生産性アップすることができました！（メンバーへのアンケート結果より）
さらに、役職者が業務状況をスムーズ把握できるようになり、詳細報告が不要になったという効果もありました。
もちろん課題も残りはしましたが、継続的に方向修正・そしてチャレンジを行っています。思い切ってチャレンジしてみたお陰で、色々なことが見えました。
最後に
今回の記事はあくまでも当社の体験談です。ですが、皆さんの組織に合う方法も必ずあるはずです。是非一度、考えてみてはいかがでしょうか。
その際は、Livestyle のマネージドサービスのご利用もご検討ください。
